Notion・Freeform・Anytypeで挫折した私がGoogle Docsのタスク管理に落ち着いた理由

「タスク管理、ちゃんとやらなきゃ」と思い立つたびに、何かしらのツールを試してきた気がします。Notion、Freeform、Anytype、スプレッドシート。どれも最初の数日は「これだ！」という感覚があるのですが、気づくと使わなくなっている。そういう繰り返しを何度もしてきました。

Notionは素晴らしすぎた

最初に本腰を入れて使ったのはNotionです。正直に言うと、Notionは本当によくできたツールだと思います。データベース、ビュー切り替え、テンプレート。機能を覚えるのが楽しい段階があって、「これで仕事の整理ができるはずだ」という期待感で満たされていました。

ところが、しばらくすると気づくのです。「Notionを整備すること」自体が目的になってしまっていると。ページ構成を考えたり、プロパティを追加したり、テンプレートを作ったり。それはそれで面白い作業なのですが、本来の仕事には一切関係がない。

Notionは高機能すぎて、使いこなすこと自体にコストがかかるのだと思います。私のように「使いこなしている感覚」に満足してしまうタイプには、かえって向いていないのかもしれません。

Freeformは思考の発散には良かったけれど

次に試したのがAppleのFreeformです。無限キャンバスで自由にメモを貼り付けられる、あのアプリです。思考の発散には向いていると思いました。アイデアを並べたり、関連性を矢印でつなげたり、視覚的に整理する楽しさがありました。

ただ、タスク管理には向いていませんでした。「今日やること」が視覚的に散らかった状態になって、何が優先事項なのかがわからなくなる。思考の地図としては使えますが、日常の仕事の管理ツールとしては機能しませんでした。

Anytypeという選択肢

Anytypeは、分散型でプライバシーを重視したNotionの代替として試しました。コンセプトは好きです。自分のデータが自分のところにある、という設計思想は理にかなっていると思います。

ただ、日本語の情報が少なく、学習コストが高かった。NotionですらNotionを整備することに時間をとられたのに、Anytypeではさらに学習から始めなければならない。これは私には無理だと判断しました。

スプレッドシートの誘惑

「シンプルでいいじゃないか」と思ってGoogleスプレッドシートも試しました。タスクをリストアップして、完了したらチェックをつける。最もシンプルな使い方です。

これは一定期間使えました。ただ、スプレッドシートには「思考を書く場所」がないのです。タスクの背景にある文脈や、やる理由や、関連するメモ。そういうものを書こうとすると、セルの中が窮屈になる。結局、別のメモアプリと併用することになって、管理が分散してしまいました。

Google Docsのポータルという発想

いろいろ試して行き着いたのが、Google Docsで「ポータル」を作るというやり方です。

1つのドキュメントを用意して、タブを分けます。私の場合は以下の5つです。

• タスク：今週やること、今月やることのリスト
• スケジュール：日程が決まっているものの一覧
• 資料・メモ：参考情報や思いついたことを放り込む場所
• ビジョン：中長期でやりたいこと、目指したい状態
• ヒストリー：終わったタスクや完了した仕事の記録

これを毎日開いて、「タスク」タブを見ながら仕事をします。特別なことはなにもしていません。ただ書くだけです。

なぜこれが続いているのか

正直、このやり方がベストだとは思っていません。ただ、私にとって「続けられている」という事実は、それなりに重要な意味を持つと思っています。

続けられている理由を考えると、まず「新しいことを覚えなくていい」ということがあります。Google Docsは普段から使い慣れているツールです。タスク管理のためだけに新しい操作を学ぶ必要がない。これは思っていたよりずっと大事でした。

それから、「テキストで自由に書ける」ことも大きいと思います。箇条書きでも文章でも、思ったままに書けるのです。タスクの横に理由や背景をメモしても、誰にも文句を言われない。スプレッドシートのセルより自由で、Notionのデータベースより気軽です。

もうひとつ、「開くコストが低い」ことも見逃せません。ブラウザのブックマークから1クリックで開ける。アプリを起動して、ワークスペースを選んで、ページを探して……という手間がないのです。

デメリットも正直に

一方で、このやり方のデメリットも感じています。

リマインダーがありません。「この日にやる」と書いておいても、通知が来るわけではない。見忘れると普通にやらない日が出てきます。カレンダーと二重管理になってしまう部分もあります。

検索はある程度できますが、タグやフィルターはありません。タスクが増えてくると、過去のものを探すのが面倒になります。ヒストリータブを活用することでなんとか補っているつもりですが、完璧ではないと思います。

モバイルでの使い勝手はいまひとつです。スマホからGoogle Docsを開いて更新する、という流れがやや重い。外出先で思いついたことは、メモアプリに一旦書いておいて、後でDocsに転記するという運用になっています。

タスク管理を難しくするのは何なのか

振り返ってみると、私が何度もツールを乗り換えてきた理由は、「ツールそのもの」にあったわけではないのかもしれません。タスク管理を習慣にすること自体の難しさを、ツールのせいにしていた部分があるのではないかと思います。

どんなに優れたツールでも、使う習慣がなければ機能しません。逆に言えば、習慣さえあれば、道具はある程度なんでもいい。

Google Docsに落ち着いたのは、たぶんそのことに気づいたからだと思います。「ツールを整備すること」に時間を使うのをやめて、「今日やることを書く」という行為そのものに集中するようにした。そうしたら、シンプルなドキュメント1枚で十分だったのです。

これが万人に通じる方法だとは思いません。人によって合うやり方は違うはずです。ただ、似たような「ツール難民」の方がいたら、一度試してみてもいいかもしれません。「複雑さがない」というのも、ひとつの機能なのだと思っています。

タスク管理を深めたい方へ

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